Los que me conocen, saben que soy muy desordenado. Pero pese a eso, hace mucho que no me quedan mails enterrados en el inbox. De hecho, al final de un día típico tengo menos de 10 mails, y a veces hasta tengo el inbox vacío.
Cómo lo hago? Primero que nada, mi filosofía es que en el inbox sólo deben quedar mails sobre los que voy a hacer algo en el día de hoy. Si hay un mail que simplemente quiero guardar, lo archivo. Si es un mail que no voy a leer hoy, lo saco del inbox (más sobre eso a continuación). Lo demás, lo respondo ahora.
Quieren ver si es posible? Prueben vaciar el inbox con el Email Game (sólo para Gmail). Es un juego muy simple: te muestra tus mails y te da 30 segundos para decidir que hacer: responder, archivar, eliminar, o patear para adelante.
El Email Game fue desarrollado por la empresa Baydin para promover su producto Boomerang. Boomerang es un plugin de Gmail y Outlook que te permite patear para adelante un mail. Por ejemplo, Juan me manda un mail pidiendo que le presente a Pedro. Le mando un mail a Pedro, pero el mail de Juan aún no lo quiero borrar. Lo más fácil: lo reagendo para mañana con boomerang. El mensaje de Juan desaparece, y mañana vuelve. Otro ejemplo: para responder un mail necesito un dato que está en casa: lo pateo para las 8pm. Y otro más: tengo los datos de la reserva de hotel, que voy a necesitar dentro de 10 días cuando viaje. La saco del inbox hasta dentro de 10 días.
Boomerang tiene otro feature interesante: Devolver un mail que mando al inbox, si no me responden en x tiempo.
Yo lo uso incluso en vez de To Do List: Me mando mails a mi mismo, y los pateo para la fecha cuando tengo que hacer algo.
Pruebenlo. Me vuelvo a mi inbox, donde me quedan dos mensajes.
Pablo Brenner & Sergio Fogel Blog 
Yo también uso Inbox cero y también tengo los mismos conceptos del Boomerang, pero para ello utilizo Things (http://culturedcode.com/things/).
Lo bueno de pasar las tareas al Things en lugar de usar los mails es que generalmente los subjects de los mails no son lo suficientemente descriptivos. En el Things la descripción de la tarea la pongo yo. Además, al pasarlos los puedo gestionar (agendar, clasificar, linkear con un email, linkear con un contacto, etc).
Por otro lado, no todas las tareas son originadas por mails, por ello está bueno que el gestor de tareas permita ingresar tareas sin mails asociados.
Por último, tengo el Things sincronizado en la Mac, iPhone e iPad, entonces siempre llevo mis tareas a todos lados por si se me ocurre algo, por ejemplo mientras voy caminando. Esto es muy útil.
No te es suficiente con los reminders, task y toDo de Outlook?, que ventaja tiene tenerlo en el Inbox en lugar de la ventana de Reminders?
1) Uso web-based Gmail.
2) A mi me funciona, son maneras muy personales de manejarse
Hace un tiempo utilizo Boomerang y me parece una herramienta genial. Por curiosidad pueden utilizar Gmail Meter que te arma un reporte mensual sobre los correos que llegan y como respondes estos.
A mi me gustaria una especie de «send manager» ya que muchas veces preparo los mails de noche pero quiero que lleguen otro dia a tal hora donde mi mail no queda como uno más en el paquete de los acumulados en la noche o en el finde. any tips (gmail)?
Outlook tiene una opcion «delay delivery» donde uno especifica una fecha/hora antes de la cual el mail no sera enviado. Si dejas el outlook abierto y la maquina conectada a internet, cuando se haga la hora se enviara. En caso contrario, se enviara en cuanto pueda despues de pasada esa fecha/hora.
Boomerang lo hace
gracias.